Steuerlexikon
Vorsteuerabzug - Nachweis
Der Unternehmer muss die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nachweisen. Als Nachweis
dient grundsätzlich die ordnungsgemäße Rechnung oder ein entsprechender
zollamtlicher Beleg. Diese Unterlagen muss der Unternehmer in Besitz
haben. Außerdem hat er entsprechende Aufzeichnungen über die Ermittlung
der geltend gemachten Vorsteuern zu führen, an Hand derer sich die
Zusammensetzung des insgesamt geltend gemachten Vorsteuerbetrages einer
Periode erkennen lässt. Diese Angaben sind im Regelfall der Buchführung zu
entnehmen. Ist diese bei Abgabe einer USt-Voranmeldung noch nicht erstellt,
hat der Unternehmer die Ermittlung der Vorsteuern anderweitig vorzunehmen.
Notfalls reicht ein Rechenstreifen, der den zusammen abgelegten Rechnungen
vorgeheftet ist und die Vorsteuern in der entsprechenden Reihenfolge
auflistet.
Schwierigkeiten ergeben sich für den Unternehmer, wenn
die erforderlichen Belege im Zeitpunkt einer späteren Prüfung nicht
vorgelegt werden können. Der Grund für die Nichtvorlage spielt dabei keine
Rolle, auch Fälle höherer Gewalt wie Brand oder Hochwasser entbinden den
Unternehmer nicht von seiner Verpflichtung. Der Unternehmer muss dann
nachweisen, dass er die entsprechenden Belege in Zeitpunkt des
Vorsteuerabzugs besessen hat. Dieser Nachweis kann unter Hinzuziehung
aller verfahrensrechtlich zulässigen Mittel geführt werden. Dazu gehören
insbesondere Abschriften der Rechnung,
die Erfassung in der Buchführung, die ordnungsgemäße Bezahlung.
Kann der Unternehmer die Rechnungen zwar vorlegen, sind diese aber
fehlerhaft, weil sie nicht alle erforderlichen Angaben enthalten oder die
Angaben unrichtig sind, kann eine Korrektur der Rechnung erforderlich werden. Diese hat
regelmäßig der Aussteller der Rechnung
vorzunehmen. Der Empfänger kann nur bei fehlenden Angaben über die Menge
der gelieferten Gegenstände oder den Zeitpunkt der Lieferung diese durch andere
Geschäftsunterlagen wie die Lieferscheine Ergänzungen vornehmen.
Ist eine Berichtigung der Rechnung
oder die Wiederbeschaffung einer fehlenden Rechnung nicht mehr möglich, weil der
Rechnungsaussteller nicht mehr existent oder nicht auffindbar ist oder der
Unternehmer nach einem Brand gar nicht mehr weiß, welche Rechnungen ihm
fehlen, ist grundsätzlich eine Anerkennung des Vorsteuerabzugs aus
Billigkeitsgründen möglich. Bevor eine solche Billigkeitsmaßnahme
seitens der Finanzverwaltung vorgenommen wird, hat der Unternehmer von
sich aus alles zu tun, um die Unterlagen wieder zu vervollständigen. Erst
wenn dies objektiv nicht möglich oder mit unzumutbaren Schwierigkeiten
verbunden ist, ist eine Schätzung der tatsächlich angefallenen Vorsteuer
möglich. Dabei wird die Finanzverwaltung im Regelfall einen ausreichenden
Sicherheitsabschlag machen, um einen ungerechtfertigten
Steuervorteil auszuschließen.
Vorsteuerbeträge werden durch die
Finanzverwaltung nicht geschätzt, wenn einem Unternehmer auf Grund anderer
Feststellungen zusätzliche Umsätze zugerechnet werden, z.B. weil er
Schwarzgeschäfte getätigt hat. Selbst wenn diese Geschäfte eindeutig nicht
ohne den Vorbezug von Waren ausgeführt werden konnten, und somit ein
höherer Wareneinsatz anzunehmen ist, erfolgt keine Vorsteuerschätzung, da
im Regelfall nicht feststellbar ist, aus welchen Quellen der Wareneinkauf
erfolgte und ob der Unternehmer überhaupt jemals im Besitz entsprechender
Belege für den Vorsteuerabzug war.