Existenzgründungshandbuch
Buchführung
Die kaufmännischen Geschäftsvorgänge und die Vermögensveränderungen werden
in der Buchführung (Teilgebiet des Rechnungswesens) anhand von Belegen
fortlaufend aufgezeichnet und dokumentiert. Neben der Übersichtsfunktion
für das Geschäft selbst stellen die Ergebnisse der Buchführung zumeist
auch die Besteuerungsgrundlage dar. Gesetzlich geregelt in §§ 238 ff. HGB
und §§ 140 ff. AO.
Die Buchführung ist zugleich Vorstufe und
elementare Voraussetzung für das Managementinstrument Controlling. Jeder Kaufmann (Kaufmannseigenschaft) ist verpflichtet,
ordnungsgemäß Buch zu führen. Im Grundsatz wird darunter verstanden, dass
die Eintragungen nach Form und Inhalt vollständig, fortlaufend und richtig
durchgeführt werden, sodass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb
angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorgänge verschaffen
kann.
In der Buchhaltung werden Geschäftsvorfälle auf Konten
gebucht. Um die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar zu machen, woran z.B.
das Finanzamt, Kreditinstitute oder
Investoren interessiert sind, existieren sogenannte Kontenrahmen. Alle
geschäftswirksamen Vorgänge müssen auf Konten verbucht werden. Die Konten,
die Sie konkret für Ihr Unternehmen benötigen, ergeben den Kontenplan, der
aus dem Kontenrahmen abgeleitet wird.
Hier ist es von Bedeutung,
ob Sie eine einfache oder doppelte Buchführung vornehmen:
Buchungen nur in der Gewinn- und
Verlustrechnung, d.h.: Aufwand und Ertrag (bei der einfachen
Buchführung entfällt die Gegenbuchung im Schlussbilanzkonto).
Bei der doppelten Buchführung erhält jede Buchung gleichzeitig
auch eine Gegenbuchung im Schlussbilanzkonto.
Die
Buchungen erfolgen im Soll oder im Haben. Im Soll werden die Belastungen
und im Haben Gutschriften gebucht. Die Basis bilden Belege in Form von
Rechnungen, Kontoauszügen usw.
Belegverwaltung
Die Grundlage für die Kostenrechnung bilden Belege, die zeigen, welche
Kosten in welcher Höhe angefallen sind und um welche Kostenart und um
welchen Geschäftsvorfall es sich handelt.
Bei der Belegverwaltung
gilt der Rat der Steuerberater: keine Buchung ohne Belege. Sammeln Sie auch
alle Belege, die im Vorfeld Ihrer Existenzgründung (Formen der Existenzgründung) angefallen sind.
Diese können Sie ohne Weiteres in der Eröffnungsbilanz einbringen. Es
empfiehlt sich, die Belege in ein kontinuierliches und überschaubares
Ordnungsschema einzubinden, wie z.B. das Einkleben auf einen DIN A4-Bogen,
der dann in einem Ordner abgelegt wird.